您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律论文 »

浅谈文书档案工作/闵涛

作者:法律资料网 时间:2024-06-29 11:39:37  浏览:9297   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载
浅谈文书档案工作

闵涛


  档案是由文件转化而来的,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年,结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

  1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干 出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。

  2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

  随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质

  文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。

  文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设,建立长效培训机制。

  首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的聘资格,激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则,选择课程内容。

  相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。



下载地址: 点击此处下载

能源部关于颁发《严密组织,精简机构,进一步提高劳动生产率的规定(试行)》的通知

能源部


能源部关于颁发《严密组织,精简机构,进一步提高劳动生产率的规定(试行)》的通知
1991年4月3日,能源部

经部研究决定,现将《关于严密组织,精简机构,进一步提高劳动生产率的规定(试行)》颁发试行,并就有关要求通知如下:
一、机构编制工作要实行归口管理,分级负责的原则。各单位机构编制归口管理部门必须严格按国家和能源部的有关规定执行,切实加强对机构编制工作的管理。
二、各电管局、省电力局机关机构和人员编制的核定范围、口径及特殊情况的处理,部正在制定核编办法,各单位可按规定提出编制定员方案,专题报部审批。中国统配煤矿总公司、东北内蒙古煤炭工业联合公司及中国水利水电工程总公司所属企业机关机构设置和人员编制,分别由企业主管部门审核批准。
三、为了确保完成“八五”期间劳动生产率计划指标,各企、事业单位的机关要严格把住人员入口。凡超编单位一律不准从基层调入人员,并应按《规定》要求限期把超编人员减下来。
四、强化检查监督工作。各级机构编制归口管理部门对本单位机构设置和人员编制及领导职数情况,除做好日常管理工作外,还要经常进行检查和监督,发现问题要及时纠正。今后,部将定期进行抽查,发现不按规定擅自增设机构和增加编制的单位,要通报批评,并追究有关领导的责任。
五、严密组织,精简机构,提高劳动生产率是一项紧迫而又长期的任务,各级领导要提高认识,勇于开拓和创新,坚持不懈地抓出成效来。
试行中有什么问题,望及时告部。

附:关于严密组织,精简机构,进一步提高劳动生产率的规定(试行)
根据国务院《关于进一步加强机构编制管理的通知》精神,为了把能源行业各级企业管理机构建设成精干高效、运转灵活、政令畅通、决策迅速的指挥机构,进一步改善劳动组织,实现能源工业提高效率、提高效益的目标,现就能源企业严密组织、精简机构、提高劳动生产率问题,作以下规定。
一、充分认识严密组织、精简机构的迫切性和重要性
各级能源企业,经过企业整顿和深化改革,在改善劳动组织、精简机构方面,取得了一定效果,企业管理的总体水平有了一定的提高,但是必须看到:
(一)能源企业用人过多、效率低下的问题还没有从根本上得到扭转和改变。全国统配煤矿“七五”期间采煤机械化程度提高了近二十个百分点,其中综合机械化采煤程度提高了将近一半,一九八九年统配煤矿全员效率达到1.146吨/工,比一九八五年提高了22.04%,但与世界主要产煤国家的全员效率相比,还有很大差距。电力二十万千瓦以上大容量机组大批投入运转,自动化水平大幅度提高,但每千千瓦占用人数却一直保持在5人的水平,未能相应降下来。一些企业生产规模和生产能力,以及生产条件基本相同,但效率却相差几倍。由于企业用人过多,大量富余人员混挤在岗位上,导致能源工业劳动生产率呈现多年徘徊或低幅度提高的局面。
(二)能源企业各级企业管理机关机构臃肿、副职过多、分工过细、职责不清的问题仍然相当普遍。一些企业机关的人员膨胀,处室增加,生产一线人员比例下降;一些企业产量或装机容量基本相同,但机关人员却相差一倍;不少企业把增设机构、多配副职,作为安排照顾干部和提高干部工资福利待遇的手段。
上述问题已经直接影响到能源工业的效率和效益,必须下大的决心,切实加以扭转和改变。
严密组织,精简机构,说到底是一个效率问题,也是一个减少官僚主义的问题。机构精干了,才能作到组织严密,才能建立起严格的责任制,才能指挥畅通,提高效率。因此,各级领导,要把严密组织、精简机构,作为能源工业提高“双效”的一项重大措施。
二、精简机构,严密组织
(一)各煤管局(公司)、矿务局、电管局、省电力局、水电工程局的机关,要改变处室过多、机构庞大、分工过细、职责不清的现状,要根据需要与可能,从实际出发,坚决简化机构,大刀阔斧地裁减那些工作不需要、可设可不设或重复设置的处室,合并那些工作性质、职责相近而人为分设的机构,要坚决克服因人设事、因人设置机构的现象,争取实现把机构总数精简20%—30%的目标。具体要求是:
(1)省煤管局(公司)机关职能机构数(含党群机构,下同)控制在22个以内。
(2)矿务局仍按原煤炭工业部[86]煤办字第512号文执行。即:矿务局机关职能机构数按以下要求控制:
年产1000万吨以上(含1000万吨)的矿务局(简称一类局)27个以内;
年产500—1000万吨(含500万吨)的矿务局(简称二类局)25个以内;
年产200—500万吨(含200万吨)的矿务局(简称三类局)23个以内;
年产200万吨以下的矿务局(简称四类局)21个以内。
(3)电力企业按以下限额控制:电管局机关职能机构数控制在29个以内;省电力局机关控制在26个以内。
各单位不得把职能机构计算为非职能机构或直属单位,变相增加机构。
(二)各矿(厂、局)等基层企业管理机关,也要按照上述精神,大力简化机构。各企业要针对各自生产经营的特点,提出改革机构的方案。要向解放军学习,按照精简、效能的原则和一级管一级、一层对一层负责,实行领导节制的要求,合并精简机构,真正改变一个局长直接领导二十多个处(科)室的状况,建立起责任分明,一级抓一级的严格的责任制,减小管理跨度,严密管理组织,实行有效管理。
三、严格核定机关编制及各类人员比例,保证生产第一线有充足的劳动力(一)各省煤管局(公司)、矿务局机关干部编制按以下要求控制:
(1)各省煤管局(公司)干部定员在220人以内。
(2)各矿务局机关干部定员仍按原煤炭工业部(86)煤办字第512号文执行,即一类局:560—660人;二类局:410—510人;三类局:280—360人;四类局:200—250人。
(二)煤炭生产企业各类人员的比例要求是:
(1)管理人员占工业生产职工总数的8%以下;
(2)服务人员占工业生产职工总数的18%以下。
(三)各电管局、省电力局机关人员编制按以下要求控制:
(1)电管局机关:
----------------------------------------------------------------------
| |电管局所在地不设省局| 200 |
|基数(人)|--------------------|--------------------------------|
| |电管局所在地设省局 | 120 |
|----------|------------------------------------------------------|
|机关定员 |基数+电管局直管装机容量(万千瓦)×0.3+所属省局装|
|计算公式 |机容量(万千瓦)×0.1 |
----------------------------------------------------------------------
定员人数最多不得超过450人。
(2)各省电力局机关:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|装机容量 | | | | | 401及 |
| | 50—100 | 101—200 | 201—300 | 301—400 | |
|(万千瓦)| | | | | 以上 |
|----------|----------------|------------------|------------------|------------------|------------------|
|基数(人)| 120 | 155 | 215 | 265 | 305 |
|----------|----------------|------------------|------------------|------------------|------------------|
|机关定员 |120+(装机 |155+(装机 |215+(装机 |265+(装机 |305+(装机 |
| | 容量 | 容量 | 容量 | 容量 | 容量 |
|计算公式 |--50)×0.7|--101)×0.6|--201)×0.5|--301)×0.4|--401)×0.3|
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

定员人数最多不得超过350人。
(四)电力生产企业各类人员的比例要求是:
(1)管理人员总数不得超过电力企业职工总数的10%;
(2)生产人员不低于电力企业职工总数的75%;
(3)生产运行人员严格按岗位定员配备。国外进口和新投产自动化水平较高的机组应按国外同类型机组的先进用人水平配备。
油、核各级企业及中国水利水电工程总公司所属水电施工企业管理机构的人员编制及各类人员比例要求,由油、核总公司和水电总公司拟定具体办法。
四、减少行政副职,真正建立起出现问题能将责任落实到人的负责制
行政副职多,领导职数多,是形成责任不清、导致内耗、影响效率的直接原因。必须采取有效措施,减少行政副职和领导职数:
(一)行政领导班子职数,按下列限额控制:
(1)电管局、省电力局不得超过一正四副。
(2)省煤管局(厅)一正四副,年产1000万吨以上的矿务局局长一正五副,其他矿务局不得超过一正四副。
(二)“三总师”一般由行政副职兼任,特别是总工程师、总经济师应由相应的行政副职兼任。单独设置“三总师”的,要相应减少行政副职。
(三)要坚决改变“三总师”副职过多的状况。副总工程师的设置,省煤管局(厅)、矿务局、电管局、省电力局不得超过二职。副总经济师、副总会计师不单独设置。
(四)各级企业管理机构的内部职能处(科)室领导,一般设一正一副。
五、把生活服务部门和机构,逐步从企业中分离出来要积极推广一些能源企业把生活服务部门从企业中分离出来的经验。企业举办的食堂、托儿所、幼儿园、招待所、浴池、俱乐部、医院等生活服务部门及其机构,在不改变与主办单位领导关系的前提下,要积极创造条件将生产部门与
非生产部门相分离,并逐步将生活服务部门与企业适当划开,实行内部核算,自主经营、定额补贴,并与企业开展多元化经营、发展第三产业结合起来。企业可以把补贴补在明处。新建企业也可试行将生活服务部门承包给有关专业行业。
六、若干政策措施
为鼓励企业挖掘内部潜力,减少人员,精简机构,提高劳动生产率,特明确以下几条政策措施:
(一)对企业的机关的编制确定后,一律实行增人不增工资总额、减人不减工资总额的政策。再遇有调资升级时,一律按原定编制数核定调资指标。
(二)企业要在上级核定的工资总额基数范围内,通过实行岗位工资、岗位津贴或确定不同的奖金系数,使一线工人和职工的工资福利待遇明显高于二线或辅助岗位。
(三)副职减少后,鼓励减下来的副职充实基层或从事具体工作,其原来的待遇保持不变。
(四)对干部的提拔和使用,在强调其政治素质的前提下,主要看政绩,对在基层和一线取得突出政绩的干部,要大胆地进行提拔和晋级奖励;对那些政绩平庸的,应及时调离;对工作不称职的,要坚决从岗位上撤下来。
(五)要从基层有实践经验的人员中选拔管理人员。新分配的大中专毕业生,都要先到基层班组锻炼几年,然后择优选拔到管理岗位上工作。
七、加强机构、编制管理
(一)机构编制工作,必须实行归口管理。部确定人事劳动司作为机构、编制的归口管理部门,以能源人编号文件,作为机构编制管理的依据。各级能源企业也要确定一个机构作为机构、编制的归口管理部门。
(二)除国家和能源部有统一规定者外,任何企业管理机关,都不得以强调上下对口为名,强制要求下级企业对口设置或增设机构。不得把设置专门机构和必须配备专管人员作为企业达标上等级的条件。
(三)各级能源企业管理机关的编制,必须经上一级主管部门核定、审批。机关编制一经批准,必须严格执行,不准突破。
精简机构,减少人员这项工作,要层层建立责任制,由各单位主要领导负责,一级抓一级。中国统配煤矿总公司、东北内蒙古煤炭工业联合公司、各电管局、省电力局、中国水利水电工程总公司负责对下属单位的精简机构、减少人员工作进行具体的审批、指导、检查和督促落实。超指标配备的机构、人员和班子职数,要求在1992年年底之前,降到规定的限额之内。
严密组织,精简机构,减少人员,提高劳动生产率,是一项紧迫而又长期的任务。实现这个目标,要从现在做起,要坚持不懈的努力,当前尤其需要改革创新的胆略与魄力。能源行业各级企业要认真贯彻执行以上规定,为不断提高能源工业的效率和效益做出新的贡献。


关于进一步做好医疗机构药品集中招标采购工作的通知

卫生部 国家计委 国家经贸委 国家药监局 国家中医药?


关于进一步做好医疗机构药品集中招标采购工作的通知

2001年7月23日
(卫规财发[2001]208号)

各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团卫生厅局,计委,经贸委,药品监管局,中医药局,纠风办:
为贯彻落实《国务院办公厅转发国务院体改办等部门关于城镇医药卫生体制改革指导意见的通知》(国办发[2000]16号)和《关于印发医疗机构药品集中招标采购试点工作若干规定的通知》(卫规财发[2000]232号),积极稳妥地做好医疗机构药品集中招标采购工作,根据各地试点工作情况,现就有关问题进一步明确如下:
一、药品集中招标采购的主体
医疗机构是药品集中招标采购的主体。经办机构应根据医疗机构提出的集中招标采购药品的品种、规格、数量、质量和服务等,组织招标活动。
  有关部门要积极推动药品集中招标采购工作,建立药品集中招标采购的工作制度,加强对医疗机构药品集中招标采购的管理和监督,保证该项工作规范、健康、有序地进行。有关部门不能包办代替和直接参与具体招标采购业务,不能为医疗机构指定经办机构和药品配送机构,不能以任何借口、任何方式从中牟利。经办机构不得和政府行政部门存在任何隶属关系和利益关系。试点阶段曾指定药品集中招标采购经办机构和配送机构的,要尽快纠正。
二、药品集中招标采购的组织形式
  县及县以上人民政府举办的非营利性医疗机构必须开展药品集中招标采购。考虑到采购规模、企业负担和目前大多数医疗机构尚不具备独立编制招标文件和评标能力等因素,原则上要求医疗机构联合或委托中介机构开展药品集中招标采购工作。医疗机构自行组织药品招标采购,必须经过地级以上卫生行政部门对其独立编制招标文件和评标能力的资格认定。县级所属医疗机构参加省或地组织的药品集中招标采购活动。
  医疗机构联合进行的药品集中招标采购,要从省或地级政府有关部门确定的药品集中招标采购专家库中,按照采购药品的特点和工作要求,随机抽调专家,组成评标委员会。省或地级城市在组织药品集中招标采购时,要充分考虑不同医疗机构的用药特点。同一类别药品同一医疗机构一年内招标次数不能超过两次。
  三、药品集中招标采购的品种范围
  要逐步扩大集中招标采购的药品品种范围。争取在2-3年内将纳入城镇职工基本医疗保险药品目录、临床应用普遍、采购量比较大的药品,都实行集中招标采购。
  在组织药品集中招标采购过程中,要根据药品类别按通用名称(中成药按国家药典和部颁标准确定的正式名称)全部实行集中招标采购,避免出现招标后不使用中标药品的现象。要保证基本医疗保险用药,同时满足多样化的临床用药需求。中药材、中药饮片可暂不实行集中招标采购,但也要规范采购行为。
  四、药品集中招标采购的评标标准
  要根据招标文件规定的评标标准和方法进行评标。要把药品质量作为首要评标要素,确保药品质量。同时考虑药品生产经营企业资质、服务及价格等因素,防止片面追求低价药品中标。各地在确定各项评标因素的分数权重时,要将药品的质量因素和价格因素的分数比例控制在合理范围内。要公开评标条件和评标结果。
  在确定中标药品品种数量时,根据不同医院用药特点、患者不同需求、临床用药连续性等,可选择通用名相同而商品名不同的2-3个药品中标。
  五、药品集中招标采购的购销合同
  要严格规范购销合同内容,监督药品购销合同的履行。既要防止不按合同规定使用成交药品、不按期交付货款的现象,又要防止不按合同规定供应药品的现象。违背合同规定的药品生产经营企业和医疗机构,都要依法追究法律责任。
  除非不可抗力和政府政策因素的影响,药品购销合同都要明确所采购药品的数量。由于临床用药需求的不确定性,药品数量可在一定范围内适当浮动。浮动幅度由地级以上卫生行政部门确定。
  六、药品集中招标采购的价格管理
  中标的政府定价药品,要按照国家规定的政策,综合考虑患者及招投标单位各方利益,由当地价格主管部门制定中标药品在本地区的临时零售价格,并在当地政府举办的非营利性医疗机构中执行。中标的市场调节价药品,也要按照上述原则制定实际零售价格。加强对中标药品价格的监督,落实中标药品价格备案制。
  要严格执行《国家计委关于集中招标采购药品有关价格政策问题的通知》(计价格[2001]88号)和《国家计委办公厅关于确定集中招标采购药品价差分配比例问题的通知》(计办价格[2001]250号)文件确定的政策,把集中招标采购中标药品价格下降的好处按照大部分让利于患者,兼顾医疗机构招标采购积极性的原则,合理确定二者分配比例。对医疗机构由于实行药品集中招标采购减少的收入,要通过调整医疗服务价格予以合理补偿。
  七、药品集中招标采购的收费管理
  药品集中招标采购代理机构要严格按照卫规财发[2000]232号文件要求,向企业收取招标文件费用和向中标企业收取招标服务费用,费用标准要按照国务院价格主管部门的规定执行。禁止收取上述两项费用以外的其他费用。
  八、药品集中招标采购的监督
  药品集中招标采购必须遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则,接受政府有关部门、社会和舆论的监督。要建立政府有关部门各司其职、齐抓共管的联合监督机制,强化对药品集中招标采购全过程的监督管理。纪检、监察机关和纠风机构要会同有关部门,及时受理并依法查处药品集中招标采购过程中的违法违纪行为,特别要严肃查处乱收费、串标、不公正招标、假招标、欺诈及谋取部门、单位和个人不正当利益等行为。构成犯罪的,要依法追究刑事责任。对典型案件要予以曝光。
  各地要按照《医疗机构药品集中招标采购试点工作若干规定》和上述要求,认真规范药品集中招标采购工作。到2001年底,争取地级以上城市普遍开展药品集中招标采购工作。


卫生部 国家计委 国家经贸委 国家药品监督管理局 国家中医药管理局 国务院纠风办
二OO一年七月二十三日